管理会社へのクレームの入れ方完全ガイド｜メール・電話の使い分けも解説

マンションやアパートで暮らしていると、上階からの騒音、共用部の設備故障、駐車場のマナー違反など、自分だけでは解決できない問題に直面することがあります。

そんなとき、管理会社にクレームを入れたいと思っても、「どうやって伝えればいいの?」「感情的になって関係が悪化しないか心配」「クレームを入れたことが相手にバレないか不安」といった悩みを抱える方は少なくありません。

実は、クレームの伝え方次第で、管理会社の対応速度や問題解決の成否が大きく変わります。

適切な方法で冷静に伝えれば、管理会社は迅速かつ丁寧に対応してくれる可能性が高まります。

逆に、感情的な言葉や曖昧な内容では、対応が後回しにされたり、期待外れの結果に終わることもあります。

この記事では、管理会社への効果的なクレームの入れ方を徹底解説します。

3つの連絡方法の選び方、クレーム時に必ず伝えるべき5つのポイント、コピペで使える状況別メール例文、注意すべきNG行為、そして対応してもらえない場合の具体的な対処法まで、実践的な情報を網羅しています。

管理会社へのクレームの入れ方にはどんな手段がある？

管理会社にクレームを入れる方法は主に「メール・問い合わせフォーム」「電話」「管理人への直接相談」の3つです。状況に応じた使い分けが重要です。

メール・問い合わせフォーム(おすすめ)

管理会社や管理組合への連絡手段として最もおすすめなのが、メールや問い合わせフォームの利用です。

文章で残るため、「言った・言わない」のトラブルを防ぐことができ、冷静かつ整理された形で状況を伝えられます。

感情的になりにくく、論理的に説明できるのも利点です。また、24時間いつでも送信できるため、忙しい人にも便利です。

一方で、返信までに時間がかかることがあり、緊急対応には不向きです。

主に、騒音やマナー違反などの継続的な問題や、共用部の軽微な不具合、駐車場ルールの違反といった、緊急性の低い連絡に適しています。

電話

電話は、状況をリアルタイムで伝えられる最も迅速な連絡手段です。

担当者と直接会話できるため、その場で対応方針や今後の手順を確認でき、緊急性が伝わりやすいという強みがあります。

ただし、感情的になりやすい点や、記録が残らない点には注意が必要です。

また、営業時間外には対応してもらえない場合があります。水漏れやガス漏れ、エレベーターの閉じ込め、火災報知器の誤作動など、人命や財産に関わる緊急時は、迷わず電話での連絡を優先しましょう。

管理人への直接相談

マンションに常駐、または巡回している管理人への直接相談も有効な手段です。

顔見知りである場合が多く、気軽に声をかけやすいのが利点です。また、現場を一緒に確認しながら具体的な状況を伝えられるため、小規模な不具合や日常的な困りごとには適しています。

ただし、管理人は権限が限られており、対応できる範囲が限定される点には注意が必要です。

重要なトラブルや正式な報告が必要な場合は、管理会社本社や理事会にも併せて連絡することが望ましいでしょう。

方法別の比較表

方法	おすすめ度	緊急性への対応	記録性	利用可能時間
メール・フォーム	★★★★★	△	◎	24時間
電話	★★★☆☆	◎	△	営業時間内
管理人への相談	★★☆☆☆	○	△	在室時間のみ

基本的にはメール・問い合わせフォームを第一選択とし、緊急時のみ電話を使用する使い分けが効果的です。

管理会社へのクレームで必ず伝えるべき5つの内容

効果的なクレームには5つの必須要素があります。

これらを押さえることで、管理会社が迅速に対応できます。

マンション名・部屋番号・氏名

管理会社は複数の物件を管理しているため、正確な物件特定が必要です。

マンションの正式名称、住所、棟・号館、部屋番号、氏名をフルネームで記載しましょう。

番地や号棟まで正確に伝えることで、管理会社は適切な担当者が即座に対応できます。

自分の立場(所有者/賃借人)

区分所有者か賃借人かによって、管理会社の対応方法が変わります。

区分所有者は管理組合の一員として、より丁寧な対応を受けられる傾向があります。

賃借人の場合、専有部分の問題は物件オーナー経由で連絡すべきケースもあります。

クレーム内容(5W1Hで整理)

5W1Hのフレームワークで整理すると、管理会社が状況を正確に把握できます。

• いつ(When):「2025年1月10日 午後10時頃」「毎週金曜日の深夜」など具体的な日時・頻度
• どこで(Where):「5階の○○○号室の上階」「駐車場の14番スペース」など場所を特定
• 何が(What):「ドンドンという足音」「エレベーターが3階で停止しない」など具体的な問題
• なぜ(Why):「睡眠が妨げられ仕事に支障」など困っている理由
• どのように(How):「先月から急に始まった」など状況や経緯

証拠・根拠(あれば)

証拠があると、管理会社の対応スピードが上がります。

写真(共用部の破損、駐車違反など)、動画(騒音の様子、設備の異常動作)、音声記録(騒音の実態)などを用意しましょう。

他の住民も同じ問題で困っている場合、その情報も有効です。

希望する対応・解決策

管理会社にどう対応してほしいかを具体的に伝えましょう。

悪い例「騒音を何とかしてください」
良い例「上階の住民に深夜の生活音を控えるよう注意してください。改善されない場合は、文書での警告もお願いします」

期限がある場合は「○月○日までに対応をお願いします」と明記すると効果的です。

管理会社へのクレームメール例文テンプレート

実際に連絡しようとしたものの、どのように伝えればよいかわからずお悩みの方も多いのではないでしょうか。

ここでは、すぐに使える状況別のメール例文をご紹介しますので、ぜひご活用ください。

騒音トラブルの例文

共用部の不具合・故障の例文

エレベーター故障

清掃不備

駐車場・駐輪場トラブルの例文

マナー違反の例文

ゴミ出しルール違反

ベランダ喫煙

管理会社の対応不備への例文

管理会社にクレームを入れる際の注意点とNG行為

ただ感情に任せてクレームを入れるだけでは、望んだ対応を受けられなかったり思わるトラブルに発展したりすることもあります。

そのためにも、効果的なクレームのための注意点と、避けるべきNG行為を理解しておきましょう。

感情的な言葉は避ける

感情的な表現は管理会社を防御的にさせ、建設的な対話を妨げます。

NGな表現	OKな言い換え
「対応が遅すぎる!」	「早急なご対応をお願いできますでしょうか」
「何度言えばわかるんだ」	「過去にも同様のご相談をしておりますが、改善が見られません」
「こんな管理会社は最悪だ」	「今回の対応については改善をお願いしたいです」

冷静で丁寧な言葉遣いをすることで、「真摯に困っている住民」として適切に対応してもらえます。

事実と推測を分けて伝える

確実な事実と推測を混同しないよう、使い分けましょう。

事実として伝える:「毎晩10時頃、ドンドンという音が聞こえます」
推測として伝える:「上階の住民が走っている音だと思います」

憶測でクレームを入れると、無関係な住民への迷惑や、問題の未解決につながるリスクがあります。

匿名でのクレームは避ける

匿名では事実確認ができず、いたずらの可能性もあるため、多くの管理会社は対応しません。

実名で連絡しても、管理会社は「住民の方からご指摘がありました」という形で注意するため、あなたが特定されることはありません。

過度な要求はしない

管理会社の権限には限界があります。現実的な要求を段階的に提示しましょう。

過度な要求(NG)	適切な要求(OK)
「騒音主を即刻退去させろ」	「騒音主に注意喚起をし、改善されない場合は理事会での協議をお願いします」
「今日中に完全に直せ」	「緊急性が高いため、応急処置だけでも早急にお願いできますか」
「慰謝料を払え」	「今回の問題による損害について、対応方法をご相談させてください」

記録を必ず残す

メールのコピー保存、受信メールの整理、PDFでの保存を徹底しましょう。

電話の場合は、通話日時、対応者、内容をメモし、通話後に確認メールを送ることで「言った言わない」を防げます。

管理会社がクレームに対応してくれない場合の対処法

意を決してクレームの連絡を下にもかかわらず、管理会社から十分な対応をしてもらえないことも少なくありません。

ここでは、対応してもらえない場合の段階的な対処法を解説します。

再度連絡（エスカレーション）

担当者レベルで進展がない場合は、上司や責任者に直接連絡し、正式な対応を求めましょう。

その際は「○月○日までにご回答ください」など、期限を区切って伝えるのが効果的です。

明確な期限を示すことで、対応が後回しにされるのを防げます。

期限までに返答がなければ、「管理組合への報告を検討している」と伝えることで、管理会社の対応姿勢を引き締める効果が期待できます。

管理組合への相談

管理組合は、管理会社に業務を委託している立場であり、契約継続を決定する権限を持っています。

対応が遅い場合は、理事長や理事会に報告し、議題として取り上げてもらいましょう。

管理組合が介入することで、管理会社も軽視できなくなります。理事会での議論を経て改善要請が出されれば、正式な是正対応につながるケースも多いです。

オーナー・大家への相談（賃貸の場合）

賃貸マンションでは、入居者が直接管理会社にクレームを入れても対応が進まないことがあります。

その際は、物件のオーナーや大家に「管理不備により居住環境が損なわれている」として相談しましょう。

管理会社はオーナーの指示を最優先するため、直接要請が入ると対応が早まる傾向があります。

入居者として冷静に経緯を説明し、改善を促すことが重要です。

外部機関への相談

管理会社や管理組合で解決できない場合は、外部機関に相談する方法もあります。

身近な窓口として「消費生活センター」や消費者ホットライン（188）を利用できます。

また、法的な観点での助言が必要な場合は「法テラス」や弁護士会の無料相談を活用しましょう。

マンション管理士などの専門家への依頼も有効です。第三者の介入で問題解決が進むことがあります。

管理会社の変更を検討する

すべての手段を講じても改善が見られない場合、管理組合として管理会社の変更を検討する段階に入ります。

まず理事会で現状を整理し、候補となる管理会社を比較・選定します。

その後、総会で正式に決議を行い、新しい管理会社へ移行する流れです。時間と労力はかかりますが、長期的に見れば管理体制を立て直す有効な選択肢となります。

管理会社へのクレームに関するよくある質問【FAQ】

ここでは、管理会社へのクレームに関するよくある質問を紹介します。

多くの方が疑問に思われるであろう内容を集めましたので、ぜひご覧ください。

Q1. 匿名でクレームを入れることはできますか?

A. 原則として実名での連絡をおすすめします。

匿名では事実確認ができず、対応の優先度が下がります。実名で連絡しても、管理会社は匿名で相手に注意するため、あなたが特定されることはありません。

Q2. クレームを入れたことが相手にバレますか?

A. 通常はバレません。

管理会社には個人情報保護の義務があり、「住民の方からご指摘がありました」という形で対応します。ただし、被害を受けているのが特定の部屋だけの場合は推測される可能性があります。

Q3. 夜間や休日でも連絡していいですか?

A. 緊急時は24時間連絡可能、非緊急時は営業時間内に。

水漏れ、ガス漏れ、エレベーター閉じ込めなどの緊急事態は24時間窓口へ。騒音やマナー違反は営業時間内に連絡しましょう。

Q4. 何度連絡しても対応してもらえない場合は?

A. 段階的にエスカレーションしましょう。

管理会社内の責任者→管理組合→大家→外部機関(消費生活センター、弁護士)→法的措置の順で対処します。

Q5. クレームを入れたら報復されることはありますか?

A. 正当なクレームであればリスクは低いです。

管理会社はあなたの名前を伏せて対応します。万が一報復的な行為があれば、すぐに管理会社と警察に相談しましょう。

Q6. 賃貸の場合、管理会社と大家どちらに連絡すべき?

A. 問題の種類によって変わります。

共用部の問題や他の住民のマナー違反は管理会社へ、専有部分の設備故障や契約内容は大家へ連絡しましょう。

Q7. クレームの対応にはどれくらい時間がかかる?

A. 問題の種類で異なります。

緊急性の高い問題は即日~1週間、共用部の不具合は1~2週間、騒音・マナー違反は2週間~1ヶ月が目安です。

Q8. 管理会社を通さず直接相手に苦情を言ってもいい?

A. 原則として管理会社を通すことを強くおすすめします。

直接対決は感情的なトラブルに発展しやすく、関係悪化のリスクがあります。管理会社を通せば、第三者が入ることで客観的に対応できます。

管理会社へのクレームは冷静に対応しよう｜まとめ

管理会社へのクレームは、快適な生活を守るための正当な権利です。

重要なポイントは、以下のとおりです。

• 連絡方法の使い分け:基本はメール、緊急時は電話
• 5つの必須項目:物件情報、立場、問題内容(5W1H)、証拠、希望する対応
• 例文テンプレートの活用:状況別の例文をカスタマイズして使用
• 冷静な対応:感情的にならず、事実を客観的に伝える
• 記録の保管:すべてのやり取りを記録として残す
• 段階的なエスカレーション:対応がない場合は管理組合、外部機関へ

冷静に、具体的に、そして丁寧に伝えることで、管理会社も協力的に対応してくれます。

この記事が、あなたの快適な住環境の実現に役立てば幸いです。