マンションの議決権行使とは？総会の議決権行使書・委任状の違いと提出方法を徹底解説

マンションの管理組合から総会の案内が届いたものの、「議決権行使」という言葉の意味がわからず困っていませんか？

また、仕事や家庭の都合で総会に出席できない場合、どのように対応すればよいのか悩んでいる方も多いでしょう。

本記事では、マンションにおける議決権行使の基礎知識から、議決権行使書と委任状の違い、適切な提出方法まで解説します。

この記事を読めば、総会への参加方法が明確になり、適切に議決権を行使できるようになります。

マンションの議決権行使とは？基礎知識を解説

マンションの管理組合員として、議決権は最も重要な権利の一つです。

まずは議決権行使の基本的な知識から確認していきましょう。

議決権の定義と意味

議決権とは、マンション管理組合の総会において、提出された議案に対して賛成または反対の意思を表明し、決議に参加できる権利のことです。

一般的に、議決権の数は各区分所有者が所有する専有部分の床面積や持分割合によって決まります。

ただし、標準管理規約では「住戸1戸につき議決権1個」とする平等方式を採用しているマンションも多く存在します。

議決権は、マンション全体の意思決定に直接関わる重要な権利です。

マンション総会における議決権の重要性

マンション総会で議決される内容は、居住者の生活や資産価値に直結する重要事項ばかりです。

• 管理費や修繕積立金の金額変更
• 大規模修繕工事の実施時期と予算
• 管理規約の変更や新設
• 管理会社の変更や契約内容の見直し
• 共用部分の改修や設備の更新

これらの決議内容は、月々の管理費負担額やマンションの快適性、さらには将来の資産価値にまで影響を及ぼします。

議決権を適切に行使し、マンション全体の意思決定に参加することが、自分の財産を守ることにつながるのです。

議決権を行使する3つの方法

マンション総会において議決権を行使する方法には、以下の3つがあります。

行使方法	特徴	適している場面
直接出席	総会に本人が出席して投票	出席可能で議案を深く理解したい場合
議決権行使書	書面で事前に賛否を表明	欠席するが自分で判断したい場合
委任状	代理人に議決権の行使を委任	信頼できる代理人がいる場合

直接出席は、総会に本人が出席して議案の説明を直接聞き、質疑応答に参加した上で投票する最も基本的な方法です。

議決権行使書は、総会を欠席する場合でも、事前に各議案への賛否を記入した書面を提出することで議決権を行使する方法です。

委任状は、信頼できる代理人に議決権の行使を委任し、その場の議論を踏まえて判断してもらう方法です。

議決権行使書とは？仕組みと使い方

議決権行使書は、マンション総会を欠席する際に最も一般的に利用される制度です。

ここでは、議決権行使書の具体的な仕組みと正しい使い方について解説します。

議決権行使書の定義

議決権行使書とは、マンション総会に出席できない区分所有者が、事前に各議案に対する賛成・反対・棄権の意思を記入して提出する書面のことです。

総会を欠席しても、あたかも出席して投票したのと同じ効果が得られる点が特徴です。

議決権行使書を提出した組合員は「出席組合員」としてカウントされ、その賛否の意思は議決権の数として正式に集計されます。

委任状とは異なり、代理人の判断を介さず、組合員本人の意思がそのまま議決に反映されます。

議決権行使書が必要になる場面

日常生活の中で、マンション総会に出席できない状況は誰にでも起こり得ます。

• 仕事の都合で平日の日中に開催される総会に参加できない
• 出張や旅行で不在にする期間と総会の日程が重なった
• 遠方に転勤したが、住戸は所有し続けている
• 高齢や体調不良で外出が困難である
• 育児や介護で長時間家を空けることができない

特に、投資用マンションを所有している場合や、転勤で一時的に離れている場合など、物理的な距離がある状況では議決権行使書が非常に有効です。

議決権行使書の記入方法と提出期限

送付された議決権行使書の用紙には、通常、各議案が列挙されており、それぞれに「賛成」「反対」「棄権」などの選択肢が設けられています。各議案をよく読み、自分の意思に従ってチェックを入れます。

記入後は、必ず署名または記名捺印を行います。提出期限は、総会開催日の数日前から1週間前程度に設定されていることが一般的です。

期限後の提出は無効として扱われる可能性が高いため、余裕を持って提出しましょう。

提出方法は、郵送、FAX、最近では電子メールやオンラインフォームでの提出を受け付けている管理組合もあります。

議決権行使書を利用するメリット

議決権行使書の制度には、組合員個人にとっても、管理組合全体にとっても、複数のメリットがあります。

ここでは、議決権行使書を利用するメリットについて紹介します。

欠席しても意思表示ができる

議決権行使書の最も基本的なメリットは、総会に出席できない場合でも、確実に自分の意見を反映させられることです。

• 仕事や私用で出席できなくても、マンション管理に参加できる
• 自分の財産であるマンションの意思決定に関与できる
• 所有者としての責任を果たすことができる

マンション総会は、平日の夜や休日の日中に開催されることが多く、全ての組合員が出席できるとは限りません。

議決権行使書を活用すれば、たとえ物理的に出席できなくても、マンションの重要事項の決定に参加していることになります。

本人の意思を直接表明できる

議決権行使書のもう一つの大きなメリットは、代理人の判断を介さず、本人の意思を直接議決に反映できる点です。

• 各議案について自分自身で判断し、賛否を決定できる
• 代理人との意見の相違を心配する必要がない
• 議案ごとに異なる判断が可能

招集通知に記載された議案説明資料をじっくりと読み込み、自分のペースで検討した上で判断できます。

必要であれば理事会に質問してから記入することも可能です。

総会の成立要件を満たしやすくなる

議決権行使書の提出は、管理組合の円滑な運営にも貢献します。

• 総会の成立に必要な出席率を満たしやすくなる
• 総会が流会になるリスクを減らせる
• 管理組合の運営が停滞せず、適切なタイミングで意思決定できる

区分所有法第39条第1項では、総会は「議決権総数の半数以上を有する組合員の出席」がなければ成立しないと定められています。

この「出席」には、議決権行使書による出席も含まれます。

参考元：e-GOV「建物の区分所有等に関する法律」

議決権行使書を利用するデメリットと注意点

議決権行使書には多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットや注意すべき点も存在します。

メリットでけでなくこれらも把握しておくことが、思わぬトラブルを防ぎます。

総会当日に意見を変更できない

議決権行使書の最も大きなデメリットは、一度提出してしまうと、総会当日に意見を変更できない点です。

• 総会での質疑応答や議論の内容を聞くことができない
• 議案に対する補足説明や新たな情報が提示されても対応できない
• 予想外の問題点が明らかになっても、賛否を変更できない

総会では、議案の提案者である理事会からより詳細な説明が行われたり、出席者からの質問によって新たな視点が示されたりすることがあります。

この問題を軽減するためには、招集通知が届いた段階で不明点や疑問点があれば、事前に理事会に質問して十分な情報を得た上で記入することが重要です。

出席者と欠席者で意見が割れる可能性

総会当日の議論の結果、出席者と議決権行使書を提出した欠席者との間で意見が大きく分かれるケースがあります。

• 総会での説明を聞いた出席者の多くが反対に転じたが、欠席者の賛成票で可決されるケース
• 出席者の間で重大な懸念点が指摘されたにもかかわらず、単純な票数で決議されてしまう
• 決議の正当性に疑問が生じる可能性がある

こうした状況を避けるため、一部の管理組合では、出席者の意見が大きく偏った場合には決議を保留し、次回総会で再度諮るなどの柔軟な運用を行っています。

白紙提出は「賛成」扱いになる場合がある

議決権行使書を記入せずに白紙または未記入で提出した場合の取り扱いには注意が必要です。

• 管理組合の規約によっては、白紙提出を「全議案に賛成」と見なす場合がある
• 議案の内容を確認せずに提出すると、不本意な決議に加担することになる

議決権行使書を提出する際は、必ず各議案の内容を確認し、自分の意思に基づいて記入することが大切です。

判断が難しい議案については、「棄権」を選択するか、事前に理事会に質問して情報を得た上で決定しましょう。

議決権行使書と委任状の違いを比較

マンション総会を欠席する際の対応方法として、議決権行使書と委任状の2つの選択肢があります。

両者の特徴を理解し、状況に応じて適切に使い分けることが重要です。

議決権行使書と委任状の違い一覧表

議決権行使書と委任状の主な違いを、以下の表にまとめました。

項目	議決権行使書	委任状
誰が判断するか	本人	代理人
賛否の決定	事前に本人が記入	代理人が総会で判断
総会での議論への対応	不可	可能
意思の反映度	高い	代理人次第
適している場面	自分で判断したい	信頼できる代理人がいる

議決権行使書は「本人の意思の確実な反映」を重視した制度であり、委任状は「総会の状況に応じた柔軟な判断」を可能にする制度です。

委任状の種類（一般委任・白紙委任）

委任状には、代理人を指定するかどうかによって2つの種類があります。

一般委任は、特定の代理人（氏名を明記）を指定して議決権の行使を委任する方法です。一般的には、配偶者や同居する家族、信頼できる他の組合員などを代理人として指定します。

白紙委任は、代理人を指定せずに提出する委任状です。この場合、多くの管理組合の規約では、総会の議長（通常は理事長）が代理人として議決権を行使することになっています。

議長の判断に全てを委ねることになるため、理事会の提案する議案には基本的に賛成票が投じられると考えるべきです。

議決権行使書と委任状の併用について

重要なルールとして、議決権行使書と委任状を同時に提出することはできません。

もし両方を提出してしまった場合の取り扱いについて理解しておきましょう。

• 議決権行使書と委任状の両方が提出された場合、議決権行使書が優先される
• 本人の意思をより直接的に反映した議決権行使書の方が、意思の尊重度が高いと判断される
• この優先順位は、標準管理規約や多くの管理組合の規約に明記されている

組合員としては、どちらか一方の方法を選び、重複して提出しないよう注意することが大切です。

議決権行使書を出さなかったらどうなる？

総会を欠席し、かつ議決権行使書も委任状も提出しない場合、マンション管理には様々な影響が生じます。

無効票として扱われる

議決権行使書も委任状も提出せずに欠席した場合、その組合員の議決権は無効票として扱われるのが一般的です。

• 賛成票にも反対票にもカウントされない
• 直接的なペナルティや罰則は存在しない
• ただし、マンション管理への参加義務を果たしていないことになる

特別決議が成立しにくくなる

無効票が増えることで特に影響を受けるのが、特別決議を要する議案です。

• 特別決議には「区分所有者の4分の3以上」かつ「議決権の4分の3以上」の賛成が必要
• 無効票が多いと、反対者がいなくても必要な賛成数に達しない
• 管理規約の変更や建物の建替えなど、重要事項の決議が困難になる

一部の出席者の意見が通りやすくなる

無効票が増えることで、実質的に少数の出席者の意見がマンション全体の意思として決定される状況が生まれます。

• 総会出席者が少数でも、その中の過半数で決議が成立してしまう
• 理事会や管理会社の提案が、十分な検討なしに承認されやすくなる
• 本来は多くの組合員の合意が必要な事項でも、少数の判断で決まってしまう

管理組合運営への影響

無効票の増加は、管理組合の運営そのものにも悪影響を及ぼします。

• 総会の成立要件を満たせず、流会になるリスクがある
• 重要な議案の決議が先送りされる可能性がある
• マンション全体の管理意識の低下につながる

マンションの資産価値は、適切な管理運営によって維持されます。

組合員一人ひとりが議決権を行使し、マンション管理に関心を持つことが、結果的に自分の財産を守ることにつながるのです。

議決権行使書の適切な提出方法とポイント

議決権行使書を提出する際には、いくつかの重要なポイントがあります。

適切な手順を踏むことで、自分の意思を確実に反映させることができます。

議案を事前にしっかり確認する

議決権行使書を提出する前に、まずは議案の内容を十分に理解することが大切です。

招集通知に添付されている議案書や資料には、各議案の目的や背景、具体的な提案内容が記載されています。

届いたらすぐに開封し、全体を通して熟読しましょう。疑問点がある場合は、総会前に理事会へ質問しておくと安心です。

招集通知は通常、総会の2週間前までに送付されます。期限までにしっかり確認しておくことで、賛否を自信を持って判断できます。

各議案について賛否を慎重に判断

議案を理解したら、それぞれに対して賛成・反対・棄権を慎重に判断しましょう。

「とりあえず全て賛成」という姿勢では、後に後悔することもあります。

各議案が自分や家族の生活、財産、共用部分の利用にどのような影響を与えるかを考えることが重要です。

内容によっては判断が難しい場合もありますが、その際は無理に選択せず「棄権」を選ぶことも適切な対応です。

感情的な判断を避け、客観的な視点で賛否を決めることが、責任ある区分所有者としての行動につながります。

提出期限と方法を守る

議決権行使書は、期限と提出方法を正確に守ることが基本ルールです。

提出期限は招集通知に明記されているため、必ず確認しましょう。

郵送で提出する場合は、配達日数を考慮して余裕をもって投函するのが安全です。

FAXやメールで送付する場合は、正しく送信できたか確認することも忘れてはいけません。

期限を過ぎると無効扱いになることもあるため、早めの対応が肝心です。

提出完了後は、理事会や管理会社からの受領確認を取るとより確実です。

控えを保管しておく

議決権行使書を提出した後も、記録として控えを残しておくことをおすすめします。

記入内容をコピーしたりスマートフォンで撮影したりしておくと、後から内容を確認できます。

また、提出日や提出方法（郵送・FAX・メールなど）をメモしておけば、提出トラブルが起きた際の証拠になります。

特に郵送の場合は、配達記録付きで送ると確実です。

控えの保管は、区分所有者としての責任を果たすだけでなく、後日の誤解や紛争を防ぐための重要な備えとなります。

議決権に関するよくある質問（FAQ）

マンションの議決権に関して、多くの方が疑問に思う点をQ&A形式でまとめました。

Q1. 共有名義の場合、議決権はどうなる？

A. 夫婦や親子など、複数の名義で住戸を所有している場合、議決権は原則として1つとなります。

区分所有法第40条では、共有者は議決権を行使すべき者1名を定めなければならないと規定されています。

共有者間で十分に話し合い、マンション管理に関する方針を共有しておくことが重要です。

Q2. 議決権の数はどのように決まる？

A. 議決権の数の決め方には、主に2つの方式があります。

持分割合方式は、各区分所有者の専有部分の床面積や共用部分の持分割合に応じて議決権の数を決める方法です。

頭数方式は、専有部分の広さに関わらず、住戸1戸につき議決権1個とする方法です。標準管理規約では頭数方式が推奨されています。

Q3. 賃貸に出している場合、議決権は誰にある？

A. 住戸を賃貸に出している場合でも、議決権は区分所有者（オーナー）に帰属します。

賃借人（入居者）には議決権はありません。

投資用マンションを所有している場合や、転勤などで一時的に賃貸に出している場合でも、議決権行使書を活用して積極的に意思表示することが重要です。

Q4. 議決権行使書の提出後に取り消せる？

A. 一度提出した議決権行使書を取り消すことは、原則として可能です。

総会開催前であれば、管理組合に連絡して取り消しの意思を伝え、新たな議決権行使書を提出するか、総会に出席することで対応できます。

ただし、総会が既に開催された後では取り消すことはできません。

Q5. 議決権を放棄することはできる？

A. 法律上、議決権を完全に放棄することはできません。

議決権は区分所有者としての基本的な権利であり、放棄することは認められていません。

ただし、実質的には、総会を欠席し、議決権行使書も委任状も提出しないことで、議決権を行使しない選択をすることは可能です。

議決権行使書は責任を持って記入・提出しよう｜まとめ

マンションの議決権行使は、区分所有者として最も重要な権利の一つです。

重要なポイントをまとめると、以下のとおりです。

• 議決権とは、マンション総会で決議に参加できる権利であり、全ての区分所有者に認められている
• 議決権行使書は、総会を欠席しても本人の意思を直接反映できる有効な制度である
• 委任状は代理人の判断に委ねるものであり、議決権行使書とは本質的に異なる
• 議決権行使書を提出しない場合、無効票となり、マンション管理に悪影響が生じる
• 各議案の内容をしっかり確認し、責任を持って賛否を判断することが重要

議決権行使書は、単なる事務手続きではありません。

マンションの未来を決める重要な意思表示の手段です。

責任を持って記入し、期限内に提出することで、より良いマンションコミュニティの形成に貢献しましょう。