管理費の勘定科目はどう仕訳する？管理組合・賃貸オーナー・区分所有者の違いをわかりやすく解説

マンションや賃貸物件の運営で欠かせないのが「管理費」です。毎月支払うこの費用を、どのような勘定科目で処理すべきか迷う方は少なくありません。

特に、管理組合・賃貸オーナー・居住者の立場によって処理の仕方が異なるため、間違った仕訳をしてしまうと後々の会計処理や税務に影響を及ぼすこともあります。

本記事では、管理費の勘定科目の正しい考え方を、立場別にわかりやすく解説します。仕訳例やよくあるミスも紹介し、会計初心者でも理解しやすい構成にまとめました。

管理費とは？修善積立金との違いも解説

管理費の勘定科目を正しく判断するには、まずその性質を理解することが大切です。

管理費は、マンションの共用部分を維持・運営するために、区分所有者が毎月支払う費用です。支出の対象は、共用部の電気代や清掃費、エレベーターの保守点検費用、管理人の人件費など多岐にわたります。

これらは「日常管理に必要な経費」であり、「将来の修繕」に充てる修繕積立金とは明確に区別されます。

管理費と修繕積立金の違い

管理費と修繕積立金は混同されがちですが、目的・性質が異なります。以下の表で違いを整理しておきましょう。

項目	管理費	修繕積立金
主な目的	日常の維持・管理	将来の大規模修繕
使用時期	即時（当該年度内）	将来に備えて積立
勘定科目	管理費・雑費など	積立金・預り金
税務上の扱い	経費として計上可	原則経費不可

このように、管理費は日常的な支出のための経費、修繕積立金は長期的な備えです。両者を混同すると会計上の混乱が生じるため、帳簿上も必ず区分して管理する必要があります。

管理組合が区分所有者から受け取る管理費は、共用部分の維持費用として扱われます。一般的には「管理費」として経理処理するのが基本です。

管理組合が受け取る管理費の勘定科目｜押さえておきたい仕分けの基本

管理組合が区分所有者から受け取る管理費は、共用部分の維持費用として扱われます。一般的には「管理費」として経理処理するのが基本です。

ここでは、仕訳の考え方と実際の会計処理の注意点を紹介します。

管理組合会計の基本区分

管理組合の会計は、「一般会計」と「修繕積立金会計」に分けて処理するのが原則です。管理費は一般会計に含まれ、修繕積立金とは別に扱います。

また、共用設備の一時的な使用料（駐輪場や集会室の貸出料など）は「雑収入」として区別するのが適切です。これにより、定期的な収入と臨時的な収入を明確に分け、年度末の報告書でも収支の内訳をわかりやすく表示できます。

管理組合の仕訳例

以下は、管理組合が区分所有者から管理費を受け取り、管理会社へ委託料を支払う場合の仕訳例です。

内容	借方	貸方	摘要
区分所有者から管理費を受領	普通預金	管理費	管理費入金分
管理会社への委託料支払い	管理費	普通預金	管理委託料支出

このように、入金と支出を明確に区別し、摘要欄に具体的な内容（「管理費入金分」「委託料支出」など）を記載しておくと、年度末にトラブルが生じにくくなります。

管理組合でよくある誤りと修正ポイント

管理組合で多いのが、「修繕積立金と管理費を同一口座で処理してしまう」ミスです。後の監査で指摘されるケースもあり、年度末の残高確認で不整合が生じる原因となります。科目を分け、摘要欄に「管理費」「修繕積立金」を明記することで防止できます。

また、「雑収入」や「預り金」などの科目を誤用するケースも多く、これも年度ごとに会計処理を統一しておくことで解決できます。

さらに、管理会社に一括委託している場合は、振込額が「管理費＋修繕積立金」の合計になることがあります。

この場合も、仕訳時に「管理費」「修繕積立金」を分けて入力することが正しい処理です。これを怠ると、修繕積立金の残高が過少計上されるリスクが生じます。

管理費など勘定科目の設定と運用上の注意点

正しい勘定科目を設定し、運用時にも一貫性を持たせることが、会計の透明性と監査対応の基礎になります。ここでは、特に注意しておきたい3つのポイントを紹介します。

ポイント1.勘定科目の統一と継続使用

勘定科目の名称や分類方法は、年度をまたいでも変更しないようにしましょう。年度途中で変更すると、比較分析が困難になり、監査時に「会計方針の不統一」と判断される可能性があります。もし名称変更が必要な場合は、理事会や総会で承認を得たうえで記録を残すことが重要です。

ポイント2.税区分（課税・非課税）の明確化

管理組合は非営利団体であるため、原則として非課税ですが、収益事業（駐車場収入や広告掲示料など）を行う場合は課税対象となることがあります。税務上の取り扱いを誤ると、追徴課税のリスクも生じるため、領収書や仕訳帳に税区分を明記し、課税・非課税を明確に区別しましょう。

ポイント3.記録の保存と監査対応

領収書・請求書・振込明細書などの会計資料は、最低でも7年間は保存しておくことが望ましいです。特に、修繕積立金の使用記録や管理費の支出明細は、将来のトラブル防止や税務調査への備えになります。電子帳簿保存法に対応した形式でデータ保存を行うと、管理効率も向上します。

賃貸オーナーが処理する場合の管理費勘定科目

入居者から家賃と一緒に管理費を受け取る賃貸オーナーは、その金額をどの勘定科目で処理するかが重要です。

法人経営か個人事業主かによって、会計上の分類や税務上の取り扱いに違いが生じます。誤った処理をしてしまうと、後に修正申告が必要になる場合もあるため、正しい知識が求められます。

賃貸オーナーが処理する場合の管理費勘定科目｜法人オーナーの場合

法人としてマンションの賃貸経営を行っている場合、入居者から受け取る管理費は「売上高」として計上するのが原則です。これは、入居者に対して共用部分の維持やサービスを提供しているとみなされるためであり、税務上も収益の一部として扱われます。

管理費は課税対象となることが多く、正しい税区分を設定しておくことが重要です。

さらに、法人では月次・四半期決算ごとに管理費の入金状況を明確にし、未収・未払を計上しておくと決算精度が高まります。

管理組合への支払いを経費処理する際には、領収書や振込控えを添付し、仕訳の裏付け資料として保存しておきましょう。

仕訳例｜法人オーナーの場合

内容	借方	貸方	摘要
入居者から家賃・管理費を受領	普通預金	売上高	家賃・管理費入金分
管理組合へ管理費を支払い	管理費	普通預金	管理費支払い

このように、受け取った金額を一度「売上」として処理し、管理組合に支払う分を「管理費」として計上するのが適切です。特に、課税事業者の場合は消費税処理の漏れがないよう注意しましょう。

課税対象・非課税取引を明確にするために、摘要欄や会計ソフトのメモ欄に税区分を明記しておくと、後の確認作業がスムーズです。

賃貸オーナーが処理する場合の管理費勘定科目｜個人オーナーの場合

個人オーナーが入居者から管理費を受け取る場合、「受取家賃」または「雑収入」に仕訳するのが一般的です。家賃と管理費をまとめて徴収している場合は「受取家賃」に、別途項目を分けて徴収している場合は「雑収入」に計上すると整理しやすくなります。ここでも、明細書や賃貸契約書を確認して、入金内容を正確に把握しておくことが大切です。

さらに、入居者から受け取った管理費をそのまま管理組合へ支払う場合には、収入と支出を対応させて記帳します。これにより実際の所得には影響せず、経理上の整合性を保つことができます。

特に青色申告をしている個人事業主は、勘定科目の整合性が帳簿の信頼性に直結するため注意しましょう。

仕訳例｜個人オーナーの場合

内容	借方	貸方	摘要
入居者から家賃＋管理費を受領	普通預金	受取家賃	家賃・管理費入金分
管理組合へ管理費を支払い	管理費	普通預金	管理費支払い

また、確定申告の際には家賃収入と管理費収入を分けておくと、収支報告書の作成や経費の整理がスムーズになります。

税務署の調査でよく問題になるのは、「入金額の総額だけを記帳して、内訳を明示していない」ケースです。こうした曖昧な処理を避けるため、摘要欄には「家賃」「管理費」など具体的に記載しましょう。

居住者（区分所有者）が支払う場合の勘定科目

自ら居住するマンションの管理費を支払っている場合、原則として経費にはできません。

生活費に該当する支出であり、所得税法上の必要経費としては認められないためです。ただし、自宅の一部を事業用として利用しているケースでは、一部を「家事按分」して経費化することが可能です。

家事按分とは、プライベートと事業の両方に関係する支出を、使用割合に応じて分ける考え方です。自宅兼事務所や在宅ワークの場合、仕事に使用している割合を面積比・時間比などで算定し、その割合分だけを経費として計上します。

計算例

• 管理費：月額15,000円
• 事業利用割合：30％
• 経費計上額：15,000 × 0.3 = 4,500円

このように合理的な基準に基づいて算定すれば、税務上も問題なく経費計上が認められます。

ただし、過大な割合を設定すると否認される恐れがあるため、根拠資料（間取り図・使用時間の記録・光熱費の明細など）を用意しておくと安心です。

家事按分できるその他の費用の例

• 電気・ガス・水道などの光熱費
• インターネット通信費や電話代
• 固定資産税・住宅ローン利息
• 管理費（共用部を含む）や保険料

これらの費用も同じ按分率で経費化できます。在宅勤務の拡大に伴い、管理費の一部を経費として処理するケースは年々増えています。税務署も一定の合理性があれば認めており、正しく計上することで節税効果を得られる可能性があります。

チェックポイント

• 賃貸オーナーは法人・個人で勘定科目の扱いが異なる
• 法人は「売上高」、個人は「受取家賃」や「雑収入」として処理する
• 居住者は原則経費化できないが、事業利用部分は「家事按分」で計上可能
• 内訳不明な仕訳は税務調査で指摘されやすいため、摘要欄に明記する
• 領収書や振込記録を必ず保管し、会計ソフトにも明細を残す

管理費の勘定科目に関するよくある質問（FAQ）

管理費の勘定科目処理では、管理組合や賃貸オーナー、居住者それぞれの立場で疑問が生じやすいポイントがあります。特に「どの科目で仕訳すべきか」「修繕積立金との違い」「消費税の扱い」などは混乱しがちです。

ここでは、経理や税務の実務で頻出する質問を整理し、正しい対応方法を解説します。

Q1. 管理費と修繕積立金を同じ口座で管理してもいい？

原則として別口座で管理するのが望ましいです。同一口座で処理すると残高が不明瞭になり、会計監査時や理事交代時に混乱が生じやすくなります。一般会計（管理費）と修繕積立金会計を明確に分けることで、財務状況を正確に把握できます。

Q2. 管理費を「雑収入」で処理しても問題ない？

管理組合の会計では「雑収入」は臨時的な収入を指します。毎月徴収される管理費を「雑収入」で処理するのは誤りです。定期的な費用であるため、必ず「管理費」という独立した勘定科目で処理しましょう。

Q3. 消費税の対象になるケースは？

管理組合が課税事業者に該当する場合や、管理業務の一部を外部委託して対価を得ている場合は、課税対象となることがあります。特に法人オーナーや管理会社との取引では、消費税区分の明記を徹底しましょう。

Q4. 会計ソフトで勘定科目を登録する際の注意点は？

「管理費」「修繕積立金」「雑収入」などをそれぞれ独立させて登録し、摘要欄には入金者名や支出目的を明記します。会計ソフトの自動仕訳機能を活用する際も、科目の誤判定がないか必ず確認しましょう。

Q5. 修繕工事の費用を誤って管理費から支払ってしまった場合は？

誤って処理した場合は、修繕積立金会計への振替仕訳を行います。修繕積立金の使途に該当する支出は、年度内で訂正し、理事会や会計監査人への報告を行うことが重要です。

管理費の勘定項目について｜まとめ

管理費と修繕積立金は、会計上も税務上も性質が異なるため、正しく区分して処理することが大切です。誤った勘定科目を使用すると、会計報告の信頼性が損なわれるだけでなく、税務上のトラブルを招く可能性もあります。

本記事のポイントを再確認しましょう。

• 管理費は「日常の維持費用」、修繕積立金は「将来の改修準備金」。
• 勘定科目名は年度をまたいでも統一する。
• 税区分を明確にし、課税・非課税を整理しておく。
• 会計資料・領収書は7年間保存する。
• 修繕積立金の支出は理事会承認のもとで正確に処理する。

管理費の勘定科目を正しく設定し、記録を丁寧に残すことは、マンション運営の信頼性と透明性を高める第一歩です。

正確な会計処理ができる体制を整えることで、将来的な監査・税務調査・住民説明のいずれにも自信を持って対応できるでしょう。