マンション総会の委任状の書き方完全ガイド｜記入例・ひな形・注意点を徹底解説
2025/11/06
マンション総会への欠席時に必要となる「委任状」。
初めて書く方にとっては、どこに何を書けばよいのか、誰に委任すればよいのか、不安に感じることも多いでしょう。
委任状は議決権を行使するための重要な書類であり、記入ミスがあると無効になってしまう可能性もあります。
本記事では、マンション総会の委任状について、基礎知識から具体的な書き方、記入例、よくある失敗例まで徹底解説します。
初めての方でも迷わず正確に作成できるよう、コピペで使えるひな形もご用意しました。
この記事で分かること
- 委任状と議決権行使書の違いと使い分け
- 代理人になれる人の条件と選び方
- パターン別の具体的な書き方と記入例
- 委任状のひな形
- 提出前にチェックすべき必須項目と失敗例
目次
マンション総会の委任状とは？基礎知識を理解しよう
マンション総会の委任状は、欠席する際に代理人へ議決権を託すための重要な法的書類です。
ここでは委任状の基本的な役割と、混同されやすい議決権行使書との違いについて詳しく解説します。
委任状が必要になるケース
マンション総会に出席できない場合、区分所有者には「委任状」または「議決権行使書」を提出するという選択肢があります。
委任状は、代理人にあなたの議決権行使を完全に委ねるための書面です。
委任状の法的根拠は「区分所有法第39条第2項」に定められており、「議決権は、書面で、又は代理人によって行使することができる」と明記されています。
これにより、物理的に総会へ出席できない場合でも、適切な手続きを踏めば議決権を行使できる仕組みが保障されているのです。
また、委任状は総会の定足数確保においても重要な役割を果たします。マンション総会は原則として議決権総数の半数以上の出席で成立するため、欠席者が委任状を提出することで、スムーズな総会運営が可能になります。
委任状と議決権行使書の違い
委任状と議決権行使書は似ているようで大きく異なる書類です。それぞれの特徴を理解し、自分の状況に合った方法を選択しましょう。
委任状は、代理人に議決権の行使を完全に委ねる書類です。各議案について賛成か反対かの判断は、すべて代理人に任せることになります。
一方、議決権行使書は、総会の各議題について自分自身で賛否を表明できる書類です。
以下に、それぞれの違いを表にまとめました。
| 項目 | 委任状 | 議決権行使書 |
|---|---|---|
| 意思決定者 | 代理人 | 本人 |
| 総会出席 | 代理人が出席 | 誰も出席しない |
| 賛否表明 | 代理人が判断 | 事前に本人が選択 |
| 柔軟性 | 当日の議論を反映可能 | 事前決定のみ |
| 適している人 | 信頼できる代理人がいる方 | 自分で判断したい方 |
どちらを選ぶべきかは、あなたの状況次第です。信頼できる代理人がおり、当日の議論を踏まえた柔軟な判断を望む場合は委任状が適しています。
一方、議案内容を事前に検討し、自分の意思を確実に反映させたい場合は議決権行使書を選択するとよいでしょう。
委任状が有効なのは総会のみ？理事会では使える？
委任状の有効性について、総会と理事会では取り扱いが大きく異なります。この違いを理解しておくことは、マンション管理に参加する上で重要です。
総会での委任状は、区分所有法で明確に認められており、原則として有効です。前述の通り、法的根拠があるため、適切に作成された委任状は総会において議決権行使の手段として認められます。
一方、理事会での委任状は原則として無効とされています。理事会役員として任命されるのは「特定の個人」であり、その職務は個人的な判断と責任を伴うものとされているためです。理事の職務は他者に委任することができないという考え方が基本となっています。
ただし例外として、管理規約に代理人の出席が認められている旨が明記されている場合は、理事会でも委任状が有効となるケースがあります。各マンションの管理規約によってルールが異なるため、事前に確認することをおすすめします。
委任状を書く前に知っておくべき3つのポイント
委任状を作成する前に、必ず押さえておくべき重要なポイントが3つあります。
| 知っておくべきポイント | 内容 | 注意点・ポイント |
|---|---|---|
| 代理人になれる人の条件 | ・配偶者 ・一親等の親族 ・同居親族 ・他の組合員 のみが対象。 外部の友人や知人、専門家は不可。 | 信頼でき、あなたの意向を理解してくれる人物を選ぶ。 議案内容を事前に共有しておくと安心。 |
| 白紙委任状のリスクと対処法 | 代理人欄が空欄だと「議長への委任」とみなされるのが一般的。 | 自分の意思が反映されにくく、無効扱いとなることもある。 やむを得ず提出する場合は「議長」と明記する。 |
| 委任状と議決権行使書の併用はできるのか | 原則併用不可。 多くの組合では「議決権行使書を優先」と扱われる。 | 組合によっては「提出日が後のものを有効」などルールが異なるため、事前に理事会へ確認が必要。 自分の意向を明確に反映したいなら議決権行使書を選ぶ。 |
これらを理解せずに委任状を提出すると、無効になったり、自分の意思が正しく反映されなかったりする可能性があります。
マンション総会の委任状の書き方
委任状の書き方には主に3つのパターンがあります。
最も一般的なのは管理組合から送られてくる指定用紙への記入ですが、状況に応じて自作したり、議長に一任したりする方法もあります。
それぞれの具体的な手順を見ていきましょう。
指定の委任状用紙に記入する場合（最も一般的）
総会の招集通知には、通常「出席届」「委任状」「議決権行使書」の3点セットが同封されています。
この中から委任状を選んで記入するのが最も一般的な方法です。
記入手順（ステップバイステップ）
- 管理組合名の確認：宛先となる管理組合の正式名称が印刷されているか確認します。空欄の場合は正式名称を記入してください。
- 代理人の氏名・号室を記入：委任する相手の氏名とマンション内の号室を明記します（例：「305号室 山田花子」）。配偶者や同居親族の場合、号室は同じになります。
- 総会開催日の記入：「令和○年○月○日開催の第○回総会」といった形で、対象となる総会を明確にします。
- 記入日の記入：委任状を記入した日付を記載します。総会当日ではなく、実際に記入した日を書くのがポイントです。
- 本人の氏名・号室・押印：あなた自身の氏名と号室を記入し、最後に押印します。
よくある間違いとしては、「記入日と総会開催日を混同する」「代理人の号室を書き忘れる」「押印を忘れる」といったケースが挙げられます。提出前に必ず全項目を確認しましょう。
委任状を自作する場合
送られてきた用紙に委任状の項目がない場合や、紛失してしまった場合は、委任状を自作することができます。
管理規約に指定用紙の使用が明記されていない限り、自作の委任状も有効です。
自作が必要になるのは、以下のようなケースです。
- 招集通知に委任状が含まれていなかった
- 委任状を紛失してしまった
- より詳細な委任内容を記載したい
自作委任状は手書きでもツールを使用しての作成でも問題ありません。ただし、以下の5つの必須項目を必ず含める必要があります。
- 宛先（管理組合名）：「○○マンション管理組合 御中」といった形式で記載
- タイトル（「委任状」）：中央に大きく「委任状」と明記
- 代理人情報（氏名・号室）：委任する相手の具体的な情報
- 委任内容（議決権行使を委任する旨）：「議決権を行使することを委任します」といった文言
- 委任者情報（日付・氏名・号室・印）：あなた自身の情報と押印
これらの要素を含んでいれば、書式に厳密な決まりはありません。
代理人を記入せず議長に一任する場合
特定の代理人を立てずに、総会の議長に判断を委ねる方法もあります。
これが前述した「白紙委任状」に該当しますが、トラブルを避けるためには正しい記入方法を知っておく必要があります。
議長に一任する場合は、代理人欄を空欄にするのではなく、「議長」と明記するのが安全です。
例えば、「代理人：議長」「議長へ一任」といった記載をすることで、あなたの意思が明確になります。
代理人欄を空欄にした場合、多くの管理組合では議長への委任とみなされますが、一部では無効扱いされる可能性もあります。
不明確な状態を避けるためにも、明確に「議長」と記入することをおすすめします。
マンション総会の委任状ひな形・記入例
実際の記入作業をスムーズに進めるため、コピー&ペーストで使える具体的なひな形と記入例をご紹介します。
状況に応じて適切なパターンを選んでご活用ください。
基本の委任状ひな形
委任状
○○マンション管理組合 御中
私は下記の者を代理人と定め、令和○年○月○日に開催される
第○回通常総会において議決権を行使することを委任いたします。
【代理人】
号室： 号室
氏名：
令和 年 月 日
【委任者】
号室： 号室
氏名： ㊞このひな形は最もシンプルで汎用性の高い形式です。必要に応じて項目を追加したり、文言を調整したりして使用してください。
配偶者に委任する場合
305号室にお住まいの山田太郎さんが、妻の花子さんに委任するケースの記入例です。
委任状
さくらマンション管理組合 御中
私は下記の者を代理人と定め、令和6年11月20日に開催される
第15回通常総会において議決権を行使することを委任いたします。
【代理人】
号室：305号室
氏名：山田 花子
令和6年11月10日
【委任者】
号室：305号室
氏名：山田 太郎 ㊞配偶者への委任は最も一般的なパターンです。同じ号室に居住しているため、号室番号も同じになる点に注意してください。
他の組合員（理事長）に委任する場合
他の組合員、特に理事長に委任する場合の記入例です。
委任状
グリーンヒルズマンション管理組合 御中
私は下記の者を代理人と定め、令和6年12月5日に開催される
第20回通常総会において議決権を行使することを委任いたします。
【代理人】
号室：101号室
氏名：理事長 佐藤 一郎
令和6年11月25日
【委任者】
号室：508号室
氏名：鈴木 次郎 ㊞理事長に委任する場合は、役職名と氏名の両方を記載すると分かりやすくなります。
議長に委任する場合
議長に一任する場合の記入例です。
代理人欄に「議長」と明記することがポイントになります。
委任状
ハイツ○○管理組合 御中
私は議長を代理人と定め、令和6年10月15日に開催される
第10回通常総会において議決権を行使することを委任いたします。
【代理人】
議長
令和6年10月5日
【委任者】
号室：702号室
氏名：田中 三郎 ㊞議長への委任は、特定の代理人を立てない場合の最も確実な方法です。
出席届・議決権行使書のひな形も紹介
委任状以外の書類についても、基本的なひな形をご紹介します。
出席届のひな形
出席届
○○マンション管理組合 御中
私は、令和○年○月○日開催の第○回通常総会に出席いたします。
令和 年 月 日
号室： 号室
氏名： ㊞議決権行使書のひな形
議決権行使書
○○マンション管理組合 御中
私は令和○年○月○日開催の第○回通常総会に出席できませんので、
下記の通り議決権を行使します。
第1号議案 ○○について （賛成・反対）
第2号議案 ○○について （賛成・反対）
第3号議案 ○○について （賛成・反対）
令和 年 月 日
号室： 号室
氏名： ㊞
※議案ごとに賛成・反対のいずれかを○で囲んでください。議決権行使書は、各議案について賛成・反対のいずれかを○で囲んで提出します。
自分の意思を直接反映できるため、明確な意見がある場合に有効です。
委任状作成時の必須記載事項7項目をチェックリスト化
委任状を作成する際は、7つの必須項目を漏れなく記入する必要があります。提出前のチェックリストとしてもご活用ください。
委任状作成時の必須記載事項7項目リスト
| 項目 | チェック内容 |
|---|---|
| 管理組合名 | 正式名称（登記上の名称）を記載している |
| タイトル（委任状） | 書類上部に「委任状」と明記している |
| 代理人の氏名・号室 | 代理人が条件（配偶者・親族・同居親族・他の組合員）を満たす |
| 議決権行使の委任宣言 | 委任範囲を明確に記載 |
| 総会開催日 | 該当総会の日付・回数を正確に記載 |
| 記入日 | 実際に記入した日を記載（提出日ではない） |
| 委任者署名・押印 | 本人署名・号室・押印を記入済み |
以下で、それぞれの項目について詳しく解説します。
必須記載項目1.管理組合名
委任状には、略称ではなく登記上の正式な管理組合名を正確に記載します。
招集通知や議案書の表紙などにある正式名称をそのまま写すのが確実です。
たとえば「○○マンション管理組合 御中」「△△ハイツ管理組合 理事長殿」といった形が一般的です。
略称や通称を使うと、正式な書類として認められないおそれがあるため注意しましょう。
必須記載項目2.タイトル（「委任状」）
書類の最上部または中央に「委任状」と大きく明記します。これにより書類の目的が一目でわかるようになります。
中央揃えにし、フォントを大きめ（16ポイント以上）・太字にすることで見やすくなります。
特に自作する場合は、タイトルを明確に配置することが信頼性のある書面づくりにつながります。
必須記載項目3.代理人の氏名・号室
代理人は配偶者・一親等親族・同居親族・他の組合員に限られます。
条件外の人物は無効扱いとなるため注意しましょう。代理人欄を空欄にすると白紙委任とみなされ、議長に権限が移るケースが多いです。
「代理人未記入の場合は議長に委任」と明記しておくとトラブル防止になります。可能な限り具体的な氏名を記載するのが安全です。
必須記載項目4.議決権行使の委任宣言
委任内容は明確に記載する必要があります。曖昧な表現では、意図が誤解される恐れがあります。
「総会における一切の議決権行使を委任します」など、具体的で端的な表現が望ましいです。
委任範囲を明示することで、代理人も判断しやすく、総会運営も円滑になります。
必須記載項目5.総会開催日
対象となる総会を特定するため、開催日と回数を正確に記載します。
たとえば「令和6年11月20日開催の第15回通常総会」といった形式が一般的です。
西暦でも問題ありませんが、和暦の方が公式文書では好まれる傾向にあります。招集通知と同じ表記に合わせると混乱を防げます。
必須記載項目6.記入日（提出日ではなく記入日）
委任状には、総会当日ではなく実際に記入した日付を明記します。これは、延期や前倒しがあっても無効化を防ぐことが目的です。
開催日の1週間前から数日前の記入が一般的です。例：「令和6年11月10日」。
記入日・提出日・開催日を混同しないように注意しましょう。
必須記載項目7.委任者本人の署名・号室・押印
委任者の署名には法的効力があります。民法上は署名だけで有効ですが、多くの管理組合では押印を求めています。
押印がないと受理されない場合もあるため、認印や実印を使用するのが安全です。
シャチハタの扱いは組合によって異なるため、事前確認を行いましょう。
委任状提出前の最終チェック！よくある失敗例と対処法
委任状を提出する前に、よくある失敗例を確認しておきましょう。
これらを事前に知っておくことで、無効になるリスクを大幅に減らすことができます。
代理人欄を空欄にしてしまった
代理人欄を空欄にすると、多くの管理組合では「議長への委任」とみなされますが、無効扱いになる場合もあります。
無効になると議決権がカウントされず、総会の成立に影響することも。
代理人を特定できない場合でも、「議長に委任」や「議長へ一任」と明記すれば意思が明確になり、リスクを防げます。空欄のまま提出しないよう注意しましょう。
押印を忘れた
署名だけでも法的には有効ですが、実務では押印がないと受理されないケースが多く見られます。
特に厳格な管理運営を行う組合では、押印がない委任状は形式不備として無効になる可能性も。
提出前に必ず押印欄を確認し、認印で構いませんが、朱肉を使う印鑑を推奨します。シャチハタ可否は組合に確認を。
代理人の資格がない人に委任した
友人や不動産会社の担当者など、管理組合員以外に委任すると無効になります。
代理人になれるのは、配偶者・親族・同居親族・他の組合員に限られます。
資格外の人物に委任すると議決権を失うだけでなく、総会手続き全体に支障を及ぼすこともあります。
委任前に相手の資格を確認し、条件に合わない場合は「議長への委任」を選びましょう。
委任状に関するよくある質問Q&A
委任状について多くの方が疑問に感じる点を、Q&A形式でまとめました。
実務で役立つ情報ばかりですので、ぜひ参考にしてください。
Q1. 委任状は毎回出さないといけない？
はい、委任状は総会のたびに提出が必要です。過去の委任状は次回以降に使い回せません。
総会ごとに議題や決議内容が異なるため、毎回その都度、区分所有者の意思確認が行われます。定期総会だけでなく、臨時総会の場合も同様です。
Q2. 委任状の提出期限は？
提出期限は管理組合ごとに異なりますが、一般的には総会開催日の数日前までが多いです。当日持参も可能な場合があります。
招集通知に期限が記載されているため、必ず確認しましょう。期限に間に合わない場合は、理事長や管理会社に相談を。
Q3. 委任状を出した後に出席できることになったら？
本人が出席すれば、提出済みの委任状は自動的に無効となります。代理人より本人の意思が優先されるためです。
総会受付で「委任状を出しているが出席する」と伝えましょう。代理人には出席不要であることを事前に連絡するのが望ましいです。
Q4. 代理人が複数人から委任を受けることは可能？
一人の代理人が複数の区分所有者から委任を受けることは可能です。実際に理事長が多くの委任を受けるケースもあります。
ただし、管理規約で制限されている場合もあるため事前確認が必要です。公平性の観点からも慎重に判断しましょう。
Q5. 委任状を紛失した場合は？
委任状を紛失した場合は、管理会社や理事長に再発行を依頼してください。多くの組合ではすぐに再発行に応じてくれます。
急ぎの場合は、自作の委任状でも有効です。必要事項（管理組合名・総会日・代理人名など）を正確に記載しましょう。
マンション総会の委任状は正しく書いて提出しよう｜まとめ
マンション総会の委任状について、基礎知識から具体的な書き方、注意点まで詳しく解説してきました。
最後に、本記事の重要なポイントを振り返っておきましょう。
- 委任状は代理人に、議決権行使書は本人が賛否を表明する書類
- 代理人は配偶者・親族・他の組合員のみ選択可能
- 7つの必須項目を漏れなく記入し押印も忘れずに行う
- 白紙委任状を避け代理人欄には必ず氏名を記入する
- 総会ごとに毎回提出が必要で使い回しはできない
委任状は、あなたの大切な議決権を行使するための重要な書類です。
記入方法や提出について不明な点があれば、遠慮なく管理組合や理事会に相談してください。
適切な手続きを踏むことが、より良いマンションコミュニティの形成につながります。
