管理会社への電話が不安な方へ｜事前準備から基本マナーや会話例を徹底解説

賃貸マンションやアパートで暮らしていると、設備の故障や騒音トラブルなど、さまざまな問題に直面することがあります。

そんなとき、管理会社への連絡が必要になりますが、「何を準備すればいいの？」「どう伝えればスムーズに対応してもらえる？」と不安に感じる方も多いのではないでしょうか。

この記事では、管理会社への電話のかけ方について、連絡先の調べ方から具体的な会話例、電話がつながらないときの対処法まで、すべてを網羅的に解説します。

初めて管理会社に連絡する方でも安心して対応できるよう、実践的な情報をお届けします。

管理会社に電話が必要になるのはどんなとき?

管理会社への連絡が必要な場面は多岐にわたります。

緊急性の高いトラブルから日常的な問い合わせまで、状況に応じて適切な連絡方法とタイミングを選ぶことが重要です。

ここでは、電話連絡が必要なケースを緊急度別に整理し、あなたの状況に最適な対応方法を判断できるようにします。

区分	主なトラブル内容	対応方法	備考
緊急トラブル	水漏れ・ガス漏れ・停電・鍵紛失	24時間対応の緊急連絡先へ電話	すぐに対応が必要
一般的な問い合わせ	設備不具合・契約・騒音相談など	営業時間内に電話（平日9〜18時）	事前に内容整理を
急ぎでない確認	書類再発行・共用ルール確認など	メールまたはWebフォーム	記録に残したい場合に有効

管理会社の電話番号を調べる5つの方法

管理会社に連絡したくても、電話番号がわからないという状況は珍しくありません。

特に入居してから時間が経過していると、契約書類をどこにしまったか忘れてしまうこともあるでしょう。

ここでは、管理会社の連絡先を確実に調べるための5つの方法を紹介します。

賃貸借契約書を確認する

管理会社の連絡先を調べる最も確実な方法は、入居時に受け取った賃貸借契約書や重要事項説明書を確認することです。

これらの書類には、管理会社の正式名称、住所、電話番号、担当部署などが明記されています。

また、「入居のしおり」や「区分所有者変更届」にも情報が記載されている場合があります。

入居から年数が経っている場合、管理会社が変更されている可能性もあるため、連絡が取れない場合は別の手段で最新の情報を確認しましょう。

契約書類は常に手元に保管しておくことが重要です。

エントランスや掲示板を見る

契約書が見つからない場合は、エントランスや掲示板を確認しましょう。

多くのマンションでは、定期清掃や設備点検などの案内に管理会社の社名と連絡先が記載されています。

緊急連絡先は目立つ場所に掲示されていることが多く、24時間対応の電話番号が記載されている場合もあります。

掲示物の日付を確認し、古い情報でないかをチェックすることも大切です。

必要に応じてスマートフォンで撮影しておくと、後から確認できて便利です。

管理人に直接聞く

管理人が常駐している物件なら、直接聞くのが最も早く確実です。

管理人は管理会社と常に連携しており、最新の連絡先や担当部署を把握しています。

管理人室はエントランス付近にあり、平日昼間に在室していることが多いです。

不在の場合でも、ドアや掲示板に「不在時の連絡先」が掲示されていることがあります。

また、管理人が巡回型の場合は、掲示されている勤務スケジュールを確認し、次回の在室時間に訪ねるとスムーズです。

インターネットで検索する

インターネット検索も有効な方法です。物件名や住所と「管理会社」を組み合わせて検索すると、管理会社の公式サイトや不動産ポータルサイト（SUUMO、HOME’S、athomeなど）で情報を見つけられる場合があります。

また、Googleマップで物件住所を検索すると、周辺の不動産会社や管理会社が表示されることもあります。

ただし、ネット上の情報は古い場合があるため、電話をかける際には「こちらは○○マンションの管理会社でしょうか」と確認するのが安心です。

管理組合に問い合わせる【分譲マンション】

分譲マンションでは、管理組合を通じて管理会社の連絡先を確認できます。

管理組合は所有者で構成され、管理会社と直接契約を結んでいます。

エントランスの掲示板や総会の案内文書に理事長や管理組合の連絡先が記載されていることが多いので確認してみましょう。

理事会メンバーや住民に尋ねるのも一つの方法です。問い合わせる際は、部屋番号と氏名を伝え、丁寧に依頼します。

賃貸入居者の場合は、オーナーに確認して教えてもらうのも有効です。

管理会社へ電話をかける前に準備しておきたいこと

管理会社への電話をスムーズに進めるためには、事前の準備が不可欠です。

準備不足のまま電話をかけると、何度も聞き直されたり、対応に時間がかかったりして、お互いにストレスを感じる結果になります。

ここでは、電話をかける前に必ず確認・準備すべきポイントを解説します。

必ず用意すべき本人確認情報

管理会社へ電話する際は、個人情報保護のため必ず本人確認が行われます。

契約者であることを確認できないと対応してもらえない場合もあるため、事前準備が重要です。

物件の正式名称（略称不可）、部屋番号、契約者氏名、住所を正確に伝えられるようにしましょう。

契約書や入居書類を手元に置いておくと安心です。場合によっては生年月日や入居日を聞かれることもあります。

家族など契約者以外が連絡する際は、事前にその旨を管理会社へ伝えておくとスムーズです。

トラブル内容を整理する

電話をかける前に、相談内容を整理しておくと、管理会社が状況を正確に把握しやすくなります。

5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を意識してまとめると効果的です。

発生日時や場所、症状の詳細、被害の程度などを明確に伝えましょう。

騒音トラブルでは発生時間や頻度をメモし、録音しておくと説得力が増します。

設備故障の場合は、写真や動画を撮っておくと説明がスムーズです。必要に応じて「画像をメールで送ってよいか」と確認するのも有効です。

電話環境を整える

スムーズに会話を進めるためには、静かで電波の良い環境を確保することが大切です。

駅やカフェなど騒がしい場所は避け、自宅や人通りの少ない場所で通話しましょう。地下や建物の奥は電波が弱くなりやすいため注意が必要です。

また、メモとペンを用意し、担当者名や対応日時などをその場で記録できるようにしましょう。スケジュール帳も手元にあると日程調整がスムーズです。

スマートフォンを使う場合は、バッテリー残量を事前に確認しておくと安心です。

受付時間を事前に確認

電話をかける前に、管理会社の受付時間を確認しておきましょう。

多くの会社は平日9:00〜18:00が営業時間で、土日祝は休業のこともあります。

緊急時は24時間対応の窓口が設けられている場合もあるため、契約書や掲示物で緊急連絡先を確認しておくと安心です。

通常の問い合わせと緊急用が分かれている場合は、用件に応じて適切な連絡先を選びましょう。

夜間に軽微な相談をしても対応できないことがあるため、緊急性の判断も大切です。

管理会社への電話のかけ方は？基本から実用的な知識を解説

実際に管理会社へ電話をかける際、どのような流れで話を進めればよいのか不安に感じる方も多いでしょう。

ここでは、基本的な電話マナーから具体的な会話例まで、実践的な情報を詳しく解説します。

基本の電話マナーとフロー

管理会社への電話は、基本的なビジネス電話のマナーに沿って進めることで、

スムーズなコミュニケーションが可能になります。電話の流れは以下の5つのステップで構成されます。

1. 挨拶と名乗り: 電話がつながったら、まず「お世話になっております」と挨拶し、物件名・部屋番号・氏名を名乗ります。
2. 本人確認情報の伝達: 管理会社から求められる本人確認情報(物件名、部屋番号、氏名、住所など)を正確に伝えます。
3. 用件の説明: トラブルの内容や相談事項を、簡潔かつ具体的に説明します。5W1Hを意識して情報を整理しながら伝えましょう。
4. 対応内容の確認: 管理会社から提案された対応内容や日程を確認し、不明点があれば質問します。担当者名や受付番号を必ず聞いておきます。
5. お礼と終話: 対応への感謝を伝え、「よろしくお願いいたします」と締めくくります。相手が電話を切るのを待ってから、静かに受話器を置きます。

電話では声のトーンや話し方も重要です。焦っていても、ゆっくりと明瞭に話すことを心がけましょう。早口になると聞き取りづらく、何度も聞き返される原因になります。

また、感情的になりそうなときは深呼吸をして、冷静に事実を伝えることが重要です。トラブルの責任追及ではなく、「問題を解決したい」という姿勢で臨むことで、管理会社も協力的に対応してくれます。

シーン別・会話例テンプレート

実際の電話での会話例を、代表的な3つのシーン別に紹介します。

これらのテンプレートを参考に、自分の状況に合わせてアレンジしてください。

例1.設備故障の場合

このケースでは、故障した設備(エアコン)、発生時期(昨日の夜から)、具体的な症状(冷房が効かない、リモコン操作に反応しない)を明確に伝えています。

管理会社からは、業者の手配や訪問日時の調整について案内があるため、スケジュール帳を手元に用意しておきましょう。

例2.騒音トラブルの場合

騒音トラブルは、感情的になりやすい問題ですが、冷静に事実を伝えることが重要です。

発生時間帯、音の種類、継続期間を具体的に説明し、記録を取っていることを伝えることで、管理会社も対応しやすくなります。

管理会社は通常、匿名で上階の住民に注意喚起の文書を投函するなどの対応を取ります。

例3.水漏れなど緊急時

緊急時は、挨拶よりも先に「緊急」であることを伝えることが重要です。

現在の状況(水が漏れている場所、程度)と、応急処置の状況(バケツで受けている)を伝え、早急な対応を求めます。

管理会社からは、緊急業者の手配や応急処置の指示があるため、指示に従って対応しましょう。階下への被害が心配な場合は、その旨も伝えてください。

管理会社に電話するときの重要ポイント5つ

管理会社との電話を成功させるためには、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。

これらのポイントを意識することで、トラブルの早期解決につながり、管理会社との良好な関係も築けます。

ここでは、実践的な5つのポイントを詳しく解説します。

ポイント1.落ち着いて、簡潔に話す

トラブル時は焦りや怒りが出やすいですが、冷静に話すことが最も大切です。

感情的になると相手に威圧的な印象を与え、対応が遅れる原因になります。

事実を時系列で簡潔に伝え、「昨日の夜に異音がし、今朝水漏れを確認しました」といった具体的な説明を心がけましょう。

5W1Hを意識すれば情報漏れも防げます。「困っている」だけでなく「業者点検をお願いしたい」と要望を明確に伝えることも重要です。深呼吸や事前メモで落ち着いた通話を意識しましょう。

ポイント2.メモを取りながら話す

電話中は、聞いた内容を必ずメモに残しましょう。担当者名や対応日時、受付番号などを記録しておくことで、後からの確認や再連絡がスムーズになります。

「誰が・いつ・どんな対応を約束したか」を明確にすることが大切です。たとえば「〇月〇日10時に業者訪問予定」など具体的に書き留めましょう。

通話後はスマートフォンのメモアプリやカレンダーに転記すると管理がしやすく、必要に応じてメールで「本日の電話内容確認」として残すのも有効です。

ポイント3. 折り返し連絡に備える

折り返し連絡を確実に受け取れるよう、事前に準備しておきましょう。

電話時には「平日午前中は対応可」「この番号は常時連絡可能」など、連絡が取れる時間を明確に伝えます。

管理会社の電話番号はスマートフォンに登録し、知らない番号として拒否しないよう注意します。

不在時は着信履歴を確認し、できるだけ早く折り返しましょう。

営業時間内に折り返せない場合は翌営業日の朝に連絡を。留守電設定もしておくと、伝言を確実に受け取れます。

ポイント4.静かな場所から電話する

電話は静かな環境で行うことが基本です。駅や繁華街、車通りの多い道路沿いなどは雑音が多く、聞き取りにくくなります。

特に日時や金額などの重要なやり取りでは誤解の原因になります。

電波の良い場所を選ぶことも大切で、地下や建物の奥では通話が途切れる可能性があります。自宅では窓際、屋外なら人の少ない開けた場所が理想です。

歩きながらや運転中の通話は危険なので避けましょう。落ち着いた環境が正確で丁寧な会話につながります。

ポイント5.証拠を残す意識を持つ

トラブル解決には、証拠を残す意識が欠かせません。写真や動画で状況を記録すれば、管理会社が正確に判断しやすくなります。

水漏れなら濡れた範囲や被害物を撮影し、日付入りで保存しましょう。騒音トラブルは録音と発生日時のメモが効果的です。

電話での相談内容もメールで再確認すると、やり取りの記録として残せます。「本日〇時に相談した件について」とまとめて送れば、後日の証拠として有効です。記録はトラブル防止の基本です。

管理会社の電話がつながらないときの対処法

管理会社に電話をかけてもつながらないという状況は、意外と頻繁に発生します。

しかし、つながらないからといって諦める必要はありません。

ここでは、電話がつながらない場合の効果的な対処法を、段階的に紹介します。

段階	対処法	補足
1.時間帯を変える	午前10〜11時半、午後14〜16時が狙い目	月曜午前・昼休みは混雑
2.別の連絡先を試す	支店・本社・緊急ダイヤル	契約書・公式サイトを確認
3.メール・Webフォーム	写真添付・記録に残せる	緊急時は電話併用
4.直接訪問	営業時間・住所を確認して訪問	書類や写真を持参
5.他の手段	大家・消費者センター・業者直通	記録を残して後日報告

管理会社に電話がつながらない場合も、焦らず段階的に行動することで解決の道は開けます。

まずは時間をずらして再度かけ、複数の連絡先やメール・Webフォームを活用しましょう。

それでも解決しない場合は、管理会社を直接訪問するか、大家・専門機関へ相談を。

連絡履歴や証拠を残しておくことで、後日のトラブル防止にもつながります。

管理会社との電話でよくあるQ&A

管理会社への電話に関して、多くの方が疑問に感じることや不安に思うことがあります。

ここでは、実際によく寄せられる質問とその回答を紹介します。

これらのQ&Aを参考に、あなたの疑問も解消してください。

Q1.営業時間外の緊急トラブルはどうすればいい?

多くの管理会社では、24時間対応の緊急連絡先を設けています。

水漏れやガス漏れ、鍵の紛失、設備の故障など生活に支障をきたす場合は、この番号へ連絡しましょう。

契約書や掲示板、管理会社のサイトに記載されているので、入居時に確認して登録を。

提携業者の手配や応急処置の案内を受けられますが、緊急性の低い相談は翌営業日に改めて行うのが原則です。

Q2.電話が苦手でメールだけじゃダメ?

緊急性のない問い合わせなら、メールだけで対応してもらえることが多くなっています。

契約内容の確認や書類の再発行などはメールで十分です。記録が残る、写真を添付できるなどの利点もあります。

ただし、緊急トラブルや説明が複雑な場合は電話の方が迅速です。話すのが苦手な人はメモを読みながら落ち着いて話しましょう。電話後に確認メールを送ると記録も残せます。

Q3.匿名で騒音の苦情を伝えてもらえる?

多くの管理会社では、騒音トラブルを匿名で受け付けています。苦情を出した人の情報は相手に伝えず、「生活音に関する相談がありました」といった形で全体へ注意喚起を行います。

ただし匿名対応では、情報が不足すると特定が難しく、効果が限定的です。発生日時や音の種類、録音など具体的な情報を提供することで、より適切な対応が可能になります。

Q4.修理費用は誰が負担する?

修理費用は故障の原因によって異なります。経年劣化や通常使用による不具合はオーナー負担、入居者の過失や誤使用による破損は入居者負担です。

判断が難しい場合は、修理前に必ず管理会社へ確認を。自己判断で業者を呼ぶと費用請求できないこともあります。

また、加入している火災保険や借家人賠償保険で補償される場合もあるため、契約内容を確認しましょう。

Q5.管理会社を通さず直接業者を呼んでもいい?

基本的には管理会社を通すのが原則です。直接業者を呼ぶと費用が自己負担になる可能性があり、提携業者経由の方が料金も抑えられます。

ただし、深夜の水漏れなど緊急時で管理会社と連絡が取れない場合は例外です。

その場合は、発信履歴や見積書、領収書を残し、後日状況を報告しましょう。緊急時以外は、必ず管理会社経由で依頼するのが安全です。

Q6.管理会社が変わったらどうなる?

管理会社が変更されても、賃貸契約自体は継続します。

新しい管理会社の連絡先や緊急番号は通知書に記載されるため、必ず確認しスマートフォンに登録しましょう。

敷金や保証金も新会社に引き継がれます。不明点があれば問い合わせて確認を。

変更後は連絡方法や対応体制が変わる場合もあるため、古い情報を使わないよう注意が必要です。

Q7.電話の録音はしてもいい?

自分が参加している通話を録音することは、法律上問題ありません。

ただし、録音内容をSNSで公開するなど第三者に提供するとプライバシー侵害になる可能性があります。

記録目的で録音する場合は、「確認のため録音します」と伝えるのがマナーです。

多くの管理会社も品質向上のため録音を行っています。録音は“言った・言わない”の防止に有効です。

管理会社への電話でスムーズなトラブル解決を｜まとめ

管理会社への電話は、準備と適切な対応方法を知っておくことで、スムーズに問題を解決できます。

ここで紹介したポイントを押さえて、快適な賃貸生活を送りましょう。

• 本人確認情報を事前に準備し、スムーズに伝える
• トラブル内容を5W1Hで整理してから電話する
• 静かな場所から電話し、メモを取りながら話す
• 緊急度に応じて連絡先と時間帯を使い分ける
• 記録や写真で証拠を残し、後日の確認に備える

管理会社との良好な関係は、日頃からの丁寧なコミュニケーションから生まれます。

感情的にならず事実を冷静に伝えること、約束された対応内容を記録すること、そして必要に応じて専門家に相談することが大切です。

この記事で紹介した方法を実践することで、トラブルを迅速に解決し、安心して賃貸生活を楽しむことができます。