「管理会社って具体的にどんな業務を行なっているの？」という疑問をお持ちの方も多いようです。
確かにマンション管理が管理会社に任せきりになっている場合も多いので、なかなか全体像を把握しにくいですよね。
そこでこの記事では管理会社の役割や、管理組合との関係について解説していきます。
管理会社の種類や選び方についてもご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
マンション管理とは
マンション管理とは、マンション内の住民が快適に生活できるように、建物や設備を適切に維持・管理する活動を指します。具体的には、共用部分の点検、設備の保守、清掃作業、さらには住民からの意見を反映するための対応などが含まれます。
マンション管理は、住民同士の協力や管理組合の運営に加え、外部のプロフェッショナルである管理会社が重要な役割を果たします。
マンション管理においては「管理会社」と「管理組合」が活躍します。
マンション管理会社の役割は？
管理会社とは、マンションの共有部分の維持管理を行なうプロの業者のこと。
清掃や事務管理、設備の保守点検などを行なうのが一般的です。
マンション管理を効率的に行うために、管理会社が重要な役割を担っています。管理会社は、マンションの共用部分の維持管理を専門に行う業者で、住民が管理業務に手が回らない場合や、管理組合が負担できない業務を代行します。多くのマンションでは、忙しい住民の代わりに管理会社に業務を委託しています。
管理会社が担う業務には、次のようなものがあります：
- 清掃業務：マンションの共用部分の清掃やゴミ出しなどの日常的な掃除に加え、外壁やタイルの洗浄などの定期清掃を行います。定期的に行う清掃は、マンションの外観や衛生状態を保つために非常に重要です。
- 事務業務：管理会社は、マンションの出納帳作成や家賃の滞納チェックを行うほか、理事会や総会の開催もサポートします。また、住民への情報提供や連絡業務も行い、円滑な運営を助けます。
- 管理員業務：管理員がマンションに常駐し、訪問者の受付や点検作業の立ち会い、備品の管理を行います。住民との日々のやり取りや、非常時の対応を行うのも管理員の大切な仕事です。
- 建物・設備管理：エレベーター、電気設備、消防設備などの点検やメンテナンスを行います。特にエレベーターや消防設備は、法律で定期的な点検が義務付けられており、管理会社はこれらをしっかりと管理します。
マンション管理組合の役割とは
マンション管理組合は、マンションの共用部分の維持管理を行い、住民の快適な生活環境を守るために組織される団体です。区分所有者全員が自動的に加入することになっており、管理規約に基づいて運営されます。管理会社と異なり、管理組合は住民自らが主体となり、マンションの資産価値を維持・向上させるための重要な意思決定を担います。
1. 共用部分の維持管理と修繕計画の策定
マンションの共用部分（エントランス、廊下、エレベーター、屋根、外壁など）は、時間とともに劣化するため、適切なメンテナンスが必要です。管理組合は、長期修繕計画を策定し、建物の老朽化を防ぐために必要な修繕を計画的に実施します。修繕積立金の適正な管理も管理組合の重要な責務です。
2. 管理規約の制定・改定
マンション内のルールを定めた「管理規約」は、住民の快適な暮らしを守るために必要不可欠です。ペットの飼育、駐車場の使用、共用部分の利用方法など、住民間のトラブルを防ぐために細かいルールを定めることができます。時代の変化に合わせて適宜改定し、住民の合意を得ながら運用することが求められます。
3. 管理会社の選定・監督
管理組合は、マンションの管理業務を委託する管理会社を選定し、その業務内容を監督する役割を担います。管理会社に任せきりにせず、業務の品質やコストの妥当性を定期的に確認することが重要です。また、管理会社の対応に問題がある場合は、契約変更や管理会社の変更を検討することも管理組合の責任の一つです。
4. 管理費・修繕積立金の管理
管理組合は、住民から徴収する管理費や修繕積立金を適切に管理し、無駄のない運営を行う必要があります。収支報告を透明化し、管理費の適正化を図ることで、住民からの信頼を得ることができます。適切な会計管理を行うことで、修繕費用の不足や不正流用を防ぐことができます。
5. 住民間のトラブル対応と合意形成
マンションでは、騒音問題、ゴミ出しルールの違反、駐車場の利用トラブルなど、さまざまな住民間の問題が発生します。管理組合は、こうしたトラブルの相談窓口として機能し、必要に応じて話し合いや調整を行います。また、理事会や総会を通じて住民の意見を集約し、合意形成を進める役割も担っています。
管理組合の運営体制
管理組合は、以下のような組織体制で運営されます。
- 総会：管理組合の最高意思決定機関。年1回以上開催され、予算案や修繕計画などの重要事項を決議する。
- 理事会：管理組合の執行機関。理事長を中心に、管理業務の方針決定や管理会社との連携を行う。
- 監事：管理組合の会計や運営の監査を担当し、不正を防ぐ役割を持つ。
管理組合と管理会社の関係
管理組合は、マンションの所有者（住民）で構成される団体です。法律で管理組合の設置が義務付けられており、その主な目的は、マンションの共有部分や敷地内の管理を行うことです。管理組合には、住民が自ら選任した理事会が運営を担当します。
理事会は、管理業務の実務を担当し、管理会社と連携しながらマンションの管理を進めます。管理組合は日常的な業務や大きな決定事項（大規模修繕の実施や費用の決定）に関して決議を行いますが、日々の運営は管理会社が実務面でサポートする形となります。管理組合と管理会社の連携がうまく取れていることが、マンション管理の成功の鍵です。
マンション管理会社の業務内容
管理会社は、マンションの維持管理に関するさまざまな業務を担当しています。主な業務内容は以下の通りです。
清掃
管理会社は、マンションの共有部分の清掃を日常的に行うほか、定期的な清掃作業も実施します。日常的な清掃では、共用部の掃除やゴミ出しなどを行い、住民が快適に過ごせる環境を維持します。定期清掃では、外壁やタイルの洗浄をはじめ、専用機器を使ってより深い清掃を行います。
事務
管理会社は、マンションに関する各種事務作業も担当します。これには、出納帳の作成、管理費や修繕積立金の徴収、家賃滞納のチェック、住民からの問い合わせ対応などが含まれます。また、マンションの理事会や総会を開催し、住民とのコミュニケーションを円滑に行うことも大切な役割です。
管理員
管理会社は、マンションに常駐する管理員を派遣し、日々の運営をサポートします。管理員は、訪問者の受付や、外部業者が行う点検作業の立ち会い、備品の管理など、幅広い業務を担当します。住民が安心して暮らせるよう、細やかな対応が求められます。
建物・設備管理
管理会社は、マンションの建物や設備のメンテナンスも重要な業務の一つです。これには、エレベーター、機械式駐車場、電気設備などの定期的な点検や修理が含まれます。特にエレベーターや消防設備は、法律に基づき定期的な点検が義務付けられており、管理会社はこれを確実に実施する責任があります。
マンション管理の方法は3種類
マンション管理には、以下の3種類の方法があります。それぞれの方法には特徴があり、マンションの規模や住民のライフスタイルに合った方法を選ぶことが重要です。
全委託
全委託は、管理業務のすべてを管理会社に任せる方法です。管理組合は基本的に業務に関与せず、管理会社が全ての運営を担当します。この方法の利点は、管理組合の負担が軽減され、住民は快適な生活を送るために必要な業務を全て専門業者に任せることができる点です。ただし、業務を全て委託してしまうと、管理組合として業務の進行状況を把握しづらくなるため、管理会社が適切に業務を行っているかを定期的にチェックする必要があります。
一部委託
一部委託は、管理業務の一部を専門業者に任せる方法です。たとえば、清掃や設備点検を外部の業者に依頼し、その他の業務は管理組合で行います。この方法の特徴は、コストを抑えることができる点ですが、複数の業者と連携を取る必要があるため、業務の調整が必要になります。手間がかかりますが、住民のニーズに応じた柔軟な対応が可能です。
自主管理
自主管理は、管理会社や外部業者に依頼せず、すべての管理業務を管理組合で行う方法です。この方法は、管理費用を抑えることができますが、特に大規模なマンションでは管理組合の負担が大きくなり、住民の協力が欠かせません。管理組合がしっかりと運営できる場合には、コスト削減の大きなメリットがありますが、規模が大きくなるほど管理が難しくなることを考慮する必要があります。
マンション管理費と修繕積立金について
マンション管理の費用は、住民から毎月徴収される管理費と修繕積立金から支払われます。管理費は日常的な管理業務に使われ、修繕積立金は長期的な修繕計画や設備の更新に充てられます。修繕積立金は、将来の大規模修繕や設備の更新を見据えて積み立てられます。
管理会社の種類
管理会社には主に2種類あります。マンションのニーズや予算に応じて選ぶことが重要です。
- デベロッパー系管理会社
規模の大きな不動産会社系列の管理会社です。親会社が販売したマンションの管理を担当することが多く、豊富な管理実績を持っています。トラブル対応が迅速で、似たようなマンションの管理に長けている傾向があります。ただし、管理費用が高めに設定されていることがあります。 - 独立系管理会社
マンション管理に特化した業務を行う独立系の管理会社です。コストを抑えることができる反面、施工や設備点検などは専門外となるため、外部の業者に依頼することが多く、その際に追加費用が発生する可能性もあります。また、会社によっては不必要な工事を提案することや、管理の質が低い場合もあるため、信頼できる業者
管理会社の選び方
現在の管理会社に不満がある場合、管理会社の変更を検討するのも一つの選択肢です。管理組合の合意があれば、いつでも変更することができます。その際に重要なのは、新しい管理会社がどのような業務を行い、どのような信頼性があるかをしっかりと確認することです。以下に、管理会社選びのポイントを紹介します。
そこで、ここでは管理会社の選び方をご紹介していきます。
担当者の資格や経験で選ぶ
管理会社を選ぶ際、同じ会社でも担当者によって管理の質は大きく変わります。担当者が「管理業務主任者」などの専門資格を持っているか、経験年数が十分か、過去に担当した物件が多すぎないかなどを確認しましょう。担当者に納得できない場合には、事前に管理会社と相談し、担当者の変更が可能かを確認しておくと安心です。
管理履歴を管理・保管してくれる会社を選ぶ
管理会社は、修繕箇所や住民からの要望、問題の解決方法などを詳細に記録し、報告してくれる会社が理想です。修繕履歴を写真付きで管理するなど、透明性のある管理を行っている会社を選びましょう。これにより、マンションの資産価値を守ることができ、後々のトラブルも避けやすくなります。
管理費や修繕積立金の滞納に対応してくれるかどうかで選ぶ
管理費や修繕積立金の滞納が続くと、マンションのメンテナンスが遅れる原因となり、資産価値を落とすことにも繋がります。管理会社は、滞納者に対して迅速かつ適切に対応できる体制が整っているかどうかを確認しましょう。督促状の送付や、必要に応じて法的措置を取る対応をしてくれる管理会社を選ぶことが大切です。
長期修繕計画を定期的に見直してくれる会社を選ぶ
マンションは長期にわたって維持管理が必要なため、定期的に修繕計画の見直しが必要です。特に大規模修繕に向けた長期修繕計画は、建物の状態や資金の積み立て状況に応じて見直しが必要です。見直しを怠る管理会社もあるため、少なくとも1～5年ごとに計画を見直してくれる管理会社を選びましょう。
管理会社を変える際の注意点
管理会社を変更する際は、慎重に検討する必要があります。新しい管理会社に変えることで、管理費用が安くなることもありますが、サービス内容や管理方法が変わるため、よく確認してから決定しましょう。管理会社が変わると、引き継ぎに関するトラブルが起こることもあるため、移行期間中のサポート体制をしっかりと確認してください。また、変更後にサービスの質が低下する可能性もあるため、複数の管理会社から見積もりを取り、比較検討することが重要です。
管理会社を変えたい場合は、さまざまな側面を考慮しながら慎重に検討する必要があるでしょう。
まとめ
マンションの管理は、住民が快適に暮らせる環境を維持するために非常に重要な業務です。管理会社は、清掃や設備の点検、住民対応などを行い、マンションの管理業務を効率的にサポートします。管理方法は「全委託」「一部委託」「自主管理」の3種類があり、マンションの規模や住民のニーズに応じて最適な方法を選ぶことが求められます。
管理会社を選ぶ際は、担当者の資格や経験、管理履歴の蓄積、滞納管理の対応、長期修繕計画の見直しなど、いくつかの重要なポイントをチェックすることが大切です。さらに、管理会社を変更する場合は、慎重に決定し、引き継ぎをスムーズに行うように配慮しましょう。
以下がマンション管理についてのまとめポイントです。
- マンション住人が快適に暮らせるようにマンション管理を行なう
- 管理会社は、マンションの維持管理を行なう
- 管理会社は「清掃」「事務」「管理員業務」「建物・設備管理」を行なう
- 管理方法は「全委託」「一部委託」「自主管理」の3種類
- 管理組合は共有部分や敷地内の管理を行なう
- デベロッパー系は不動産会社系列、独立系は管理専門の会社
- 「担当者の資格や経験」「管理履歴の蓄積」などを考慮しながら管理会社を選ぶ
- 管理会社を変える場合は慎重に行なう
あなたのマンションに真剣に向き合ってくれる管理会社を、管理組合が主体となって選んでいくことが重要です。
